Meta Business Manager (İşletme Yöneticisi) kurulumu ve yetkilendirme

Bir portfolyoda açılan reklam hesabı silinemiyor ve başka bir portfolyoya taşınamıyor. Hesap ajansın portfolyosunda açıldıysa ajansla yollarınız ayrıldıktan sonra da orada kalır.

Yıllar içinde o hesapta harcama geçmişi, kampanyalar ve raporlar birikir. Bize göre bu birikim, bir markanın Meta’daki en değerli varlıklarından biridir. İşletme Yöneticisi (Business Manager) kurulumunu da bu yüzden markanın mülkiyet belgesi gibi ele almak gerekir.

Meta Business Manager’ın bugünkü adı ne, içinde neler durur?

Eski adıyla İşletme Yöneticisi, Meta’nın bugünkü dilinde işletme portfolyosu (business portfolio) diye geçiyor. Facebook Sayfalarını, Instagram ve Threads hesaplarını, reklam hesaplarını, katalogları ve veri setlerini portfolyodan yönetirsiniz. Erişim izinlerini de burada belirlersiniz.

Portfolyo bazı işler için ön koşul. Meta Business Suite’i kullanmak, aylık faturalandırmaya geçmek, sosyal konular, seçimler ya da siyasetle ilgili reklam yayınlamak ve alan adını doğrulamak için işletme portfolyosu gerekiyor. Bu işlerden birine ihtiyaç duyduğunuz gün portfolyonuz yoksa kurulumu aceleyle yaparsınız. Kurulumu ihtiyaç doğmadan yapın.

Portfolyoya Meta Business Suite’in Ayarlar bölümünden ulaşırsınız. Gündelik paylaşım ve mesaj yönetimi Meta Business Suite rehberinde anlatılıyor. Varlık sahipliğini ve erişim izinlerini ise portfolyo ayarlarından yönetirsiniz.

Portfolyo kişisel bir Facebook hesabıyla açılır. Bir kişi en fazla iki portfolyo oluşturabiliyor. Bu sınır üye olabileceğiniz portfolyoların sayısını kapsamaz. Portfolyoyu açan hesap ilk tam kontrol sahibi olur.

Yetkiyi kime, ne kadar vereceğiniz neden markayı ilgilendirir?

Yetki dağılımı yanlış kurulursa ayrılan bir çalışanın hesabı aylarca içeride kalabilir. Reklam hesabı ajansın portfolyosunda oluşturulduysa ajans değiştiğinde de o portfolyoda kalır. Ele geçirilen tek bir kişisel profil ödeme yöntemine kadar uzanabilir.

Meta, portfolyo düzeyinde iki temel erişim seviyesi tanımlıyor. Tam kontrol eski “işletme yöneticisi” rolüne karşılık gelir. Bu seviyedeki kişi ayarları, kişileri ve varlıkları yönetir, portfolyoyu silebilir.

Kısmi erişim iki alt seviyeye ayrılır. Temel erişim (eski “çalışan” rolü) yalnızca atanan varlıklar üzerinde çalışır. Yeni eklenen herkes varsayılan olarak bu seviyeyle başlar. Uygulamalar ve entegrasyonlar erişimi (eski “geliştirici” rolü) teknik işler içindir. Dönüşüm API’sini (Conversions API, sitedeki olayları sunucudan Meta’ya gönderen bağlantı) kurmak, olayları izlemek ve erişim anahtarı üretmek bu erişimle yapılır.

Bu seviyelere iki seçenek eklenebilir. Finans erişimi faturaları, harcamayı ve ödeme yöntemlerini görme ya da yönetme yetkisi verir. Geçici erişim ise temel erişimi en az 3, en fazla 75 günlüğüne tanır. Süre bitince kişi portfolyodan ve atandığı varlıklardan otomatik olarak çıkar.

Varlık düzeyinde de aynı mantık işler. Bir reklam hesabında ya da Sayfada tam kontrol verebilirsiniz. İsterseniz yalnızca içerik oluşturma, reklam yönetme, mesajlara yanıt verme gibi görevleri açarsınız. Bir kişi portfolyoda tam kontrol sahibi olmadan tek bir varlıkta tam kontrole sahip olabilir. Sayfa, Instagram profili, WhatsApp hesabı, ticaret hesabı ve katalogda bu kişi portfolyodaki başka kişilere de erişim verebilir. Portfolyo düzeyindeki izinler varlık düzeyindekilerin üzerine yazılır. Bu yüzden önce portfolyo rolünü belirleyin, görevlere sonra geçin.

İşletme portfolyosu adım adım nasıl kurulur?

1. Kurucuyu seçin

Portfolyoyu markanın kendi çalışanı açmalı. Bu kişinin kurucu ortak ya da pazarlama yöneticisi olması tercih edilir. Portfolyoyu dışarıdan biri açarsa ilk tam kontrol yetkisi o kişide olur. Kurucunun kişisel Facebook profilini güçlü bir şifre ve iki faktörlü doğrulamayla koruyun.

2. Portfolyoyu oluşturup işletme bilgilerini girin

business.facebook.com adresine masaüstü tarayıcıdan girin ve yeni bir portfolyo oluşturun. İşletme adını resmi unvanla uyumlu yazın. E-posta olarak kişisel Gmail adresi yerine şirket alan adlı bir adres kullanın. Meta’nın güvenlik önerileri arasında işletmeye bağlı olmayan genel e-posta alan adlarına sahip kişileri çıkarmak da yer alıyor.

3. İkinci tam kontrol sahibini hemen ekleyin

Meta, zorunlu tutmasa da iki tam kontrol sahibi öneriyor. Biri hesabına erişemezse portfolyo kilitli kalmaz. Bir kişinin tam kontrolünü değiştirmek ya da kredi limiti paylaşmak gibi hassas işlemler de ikinci kişinin onayını ister. Meta tam kontrolün ideal olarak 10 ya da daha az kişide kalmasını tavsiye ediyor. Bu sayıyı tavan kabul edin. Küçük bir markada tam kontrolü iki kişide tutun.

4. İki faktörlü doğrulamayı herkes için zorunlu kılın

Ayarlar içinde önce İşletme portfolyosu bilgilerine, ardından İşletme seçenekleri bölümüne inin. İki faktörlü doğrulama menüsünden “Herkes” seçeneğini işaretleyin. Bu ayarı yalnızca tam kontrol sahipleri açabiliyor. 90 günden yeni portfolyolarda karar size kalıyor. Bazı eski portfolyolarda Meta bu ayarı güvenlik gerekçesiyle zorunlu tutuyor.

Gizli gezinme kullanan ya da tarayıcı geçmişini her kapanışta silen kişiler her girişte kod girmek zorunda kalabilir. Kimlik doğrulama uygulamasını yedekleyin ve kurtarma kodlarını saklayın. Telefon numarası değişen bir yönetici bu yedekler yoksa hesabına giremeyebilir. Geçiş anahtarı (passkey) girişi kolaylaştırır ancak portfolyodaki iki faktörlü doğrulama şartından ayrı bir ayardır.

5. Sayfayı, Instagram hesabını ve reklam hesabını bağlayın

Facebook Sayfasını ve Instagram ticari hesabını portfolyoya bağlayın. Reklam hesabı için Ayarlar, Hesaplar, Reklam hesapları yolunu izleyip Ekle’ye basın. Karşınıza üç seçenek çıkar. Yeni hesap oluşturabilir, size ait mevcut bir hesabı sahiplenebilir ya da başkasının hesabına paylaşım talebi gönderebilirsiniz.

Yeni hesapta saat dilimini ve para birimini doğru seçin. Raporlar bu saat dilimine göre kesilir. Hesabı kullanacak işletme sorulduğunda “Benim işletmem” seçeneğini işaretleyin. “Başka bir işletme ya da müşteri” seçeneği, hesabı bir iş ortağı adına kullanacaksanız anlamlıdır.

Mevcut bir hesabı sahiplenmek de onu portfolyoya kalıcı olarak bağlayabilir. Bunun için portfolyoda tam kontrolünüz olmalı. Hesap başka bir portfolyodaysa ekleyemezsiniz ve erişim talebi göndermeniz gerekir. Hesap başka bir kişiye aitse o kişinin onayı aranır. Hesap ön ödemeliyse sahiplenmeden önce bakiyesi sıfırlanmış olmalı.

Reklam hesabı sınırına da dikkat edin. Yeni bir portfolyo önce tek reklam hesabı açabiliyor. Bir kampanya yayına girip ödeme alındığında sınır üçe çıkıyor, sonra harcamayla birlikte artıyor. Deneme için açıp kapattığınız hesap da reklam hesabı sınırına sayılır.

6. Veri kaynaklarını markanın portfolyosunda tutun

Meta Pikseli’ni ve veri setini markanın portfolyosunda oluşturun, sonra ajansla paylaşın. Dönüşüm API’si kurulumu için teknik ekibe uygulamalar ve entegrasyonlar erişimi vermeniz yeterli. Tam kontrole gerek yok. Olayları Olay Yöneticisi üzerinden kimin izleyeceğine de bu adımda karar verin.

7. Çalışanları rolüne göre davet edin

Davetleri Ayarlar, Kullanıcılar, Kişiler yolundan gönderin. Sosyal medya uzmanına Sayfa ve Instagram üzerinde içerik ve mesaj görevleri yeter. Reklamı yöneten kişiye reklam hesabında reklam yönetme görevi verin. Muhasebe için finans erişimini ayrı tanımlayın. Kampanya dönemi için gelen serbest çalışana geçici erişim verin. Süre dolunca kişi kendiliğinden çıkar.

8. Ajansı iş ortağı olarak ekleyin

Ajans çalışanlarını tek tek davet etmeyin. Ajanstan portfolyo kimliğini isteyin. Reklam hesapları sekmesinde İş Ortağı Ata (Assign Partner) düğmesine basıp bu kimliği girersiniz. Reklam hesabında ve Sayfada yalnızca gereken görevleri açın. Ajans kendi ekibini kendi portfolyosundan yönetir. Kısmi erişimli bir iş ortağı yalnızca kendisine verilen görevleri ve yalnızca kendi portfolyosundaki kişilere atayabiliyor. Hesap sizin portfolyonuzda açıldıysa ilişki bittiğinde tek bir erişimi kaldırırsınız ve varlıklar sizde kalır.

9. Denetimi takvime bağlayın

Kişiler sekmesinden izin dosyasını dışa aktarın. Bunu yalnızca tam kontrol sahipleri yapabilir. Dosyada her kişinin izinleri, son etkinliği ve iki faktörlü doğrulama durumu görünür. Bekleyen davetler bu dosyada yer almaz. Meta, Güvenlik Merkezi’nde 90 gündür giriş yapmayan kişileri ve bir yıldır reklam yayınlamayan hesapları temizlemenizi öneriyor.

İşletme geçmişi dosyasını da Kişiler ya da İşletme bilgileri sekmesinden indirebilirsiniz. Bu dosya portfolyo bilgilerinde, varlıklarda ve kişilerde yapılan önemli değişiklikleri listeler. Büyük hesaplarda eş onayı ayarını da açın. Bu ayar, reklamların yayına girmeden önce güvenilir bir kullanıcının onayından geçmesini ister.

Kurulum bittiğinde şu soruların cevabını kontrol edin:

• Reklam hesabı markanın portfolyosunda mı oluşturuldu?
• En az iki kişide tam kontrol var mı?
• İki faktörlü doğrulama şartı “Herkes” için açık mı?
• Ajans kişi olarak mı, iş ortağı olarak mı ekli?
• Finans erişimi yalnızca muhasebede ve tam kontrol sahiplerinde mi?

Türkiye’de kurulumda hangi ayrıntılara bakmalısınız?

Türkiye’de işletme portfolyosu oluşturabilirsiniz. Kullanacağınız ürünlerin ülke ve hesap uygunluğunu ayrıca kontrol edin. Kurulum sırasında fatura erişimini tanımlayın ve işletme doğrulaması gerekip gerekmediğini kontrol edin.

Para birimini ve saat dilimini reklam hesabını oluştururken seçersiniz. Bu seçimi muhasebeyle konuşmadan yapmayın. Türkiye’de yararlanılan reklam hizmeti için yurt dışındaki Meta’ya ödeme yapan işletmelerde sorumlu sıfatıyla KDV gündeme gelebilir. Vergi kesintisi yapmakla yükümlü olanların dar mükellef kurumlara yaptığı internet reklamı ödemelerinde yüzde 15 stopaj 1 Ocak 2019’dan sonraki ödemelerde uygulanmaya başladı ve muhtasar beyannamede gösteriliyor. Oran, ödemeyi alanın statüsüne bağlı. Faturayı düzenleyen kuruluşun statüsünü, güncel oranı ve işletmenizin durumunu mali müşavirinizle kontrol edin. Muhasebeci faturalara her ay ulaşabilsin diye finans erişimini baştan tanımlayın.

İşletme doğrulaması da gündeme gelebilir. Gelişmiş erişim isteyen uygulamalarda işletme doğrulaması gerekebilir. Süreç iki adımdan oluşur. Önce uygulamayı bir işletmeye bağlarsınız, sonra işletmeyi doğrularsınız. Uygulamanızın gerekliliklerini Meta uygulama panosundan kontrol edin. Doğrulama istenirse portfolyodaki işletme bilgilerini sunduğunuz resmi belgelerle uyumlu girin. Gerekli belgeleri ilgili ürünün doğrulama ekranında görürsünüz.

Reklamı patronun kişisel hesabından, kişisel kartla vermek ilk bakışta kolay görünür. Bu düzende reklam hesabı ve ödeme bilgisi tek bir kişiye bağlı kalır. İlk Instagram reklamınızı vermeden önce portfolyoyu kurup hesap sahipliğini ve erişimleri belirleyin.

Görüşümüz

Reklam hesabının hangi işletme portfolyosunda oluşturulduğu, markanın Meta’daki geçmişinin kimin kontrolünde kalacağını belirler. Yeni açılan reklam hesabı o portfolyoya kalıcı olarak bağlanır. Harcama geçmişi, kampanyalar ve raporlar bu hesabın içinde birikir. Bize göre bu, bilançoda görünmeyen ama değeri olan bir varlıktır.

Algoritma kurulumu sıradanlaştırdıkça ajansa kampanya açtığı için ödeme yapmanın anlamı azalıyor. Ajansı kreatif üretime ve ölçüm sorunlarına getirdiği katkıyla değerlendirin. Bunların hiçbiri reklam hesabının ajansta durmasını gerektirmez. Ajansı iş ortağı olarak ekleyin. Hesabı, pikseli ve veri setini markanın portfolyosunda tutun.

Herkes benzer Advantage+ (Meta’nın otomatik kampanya ayarları) kurgularını kullandığında birinci taraf verinin ağırlığı artar. Dönüşüm API’sinin beslediği veri seti başka bir şirketin portfolyosundaysa marka kendi rekabet avantajını başkasının kontrolüne bırakıyor demektir. Teknik ekibe uygulamalar ve entegrasyonlar erişimi verin. Verinin sahipliğini vermeyin.

Yetkiyi dar tutmak bir güvenlik refleksidir ve marka disiplininin parçasıdır. Sosyal medya uzmanının ödeme yöntemine, serbest çalışanın kalıcı erişime ihtiyacı yok. Tam kontrolü iki kişide tutun. İki faktörlü doğrulamayı herkes için zorunlu kılın. Geçici işe geçici erişim verin.

Bu kural yalnızca kendi pazarlama ekibi hiç olmayan çok küçük işletmede esner. Orada kurulumu ajansın yapması makuldür. Yine de portfolyoyu işletme sahibinin hesabıyla açtırın, ajansı ona iş ortağı olarak bağlayın. Ajans kurulumu yapar, portfolyonun tam kontrolü işletme sahibinde kalır.

42kraft

Kurulumda hangi erişim ve sahiplik hatalarından kaçınmalısınız?

En pahalı hata reklam hesabını ajansın portfolyosunda açtırmaktır. Hesap kalıcı olarak orada kalır. Ajans erişimi kaldırırsa marka eski hesabın raporlarına ulaşamayabilir ve yeni bir reklam hesabıyla devam etmek zorunda kalabilir.

Tek bir tam kontrol sahibiyle idare etmek de yaygın. O kişi hesabına erişemezse portfolyo düzeyindeki yönetim işlemleri aksayabilir. Meta’nın önerdiği ikinci kişiyi eklemek birkaç dakikanızı alır.

Herkese tam kontrol vermek kolaylık uğruna yapılan bir hata. Kısmi erişim ve görev bazlı izinler varken sosyal medya uzmanının ödeme yöntemine dokunması gerekmez. Yetki daraldıkça ele geçirilen bir hesabın vereceği zarar da küçülür.

Deneme için reklam hesabı açan, yeni portfolyodaki tek hesaplık hakkını boşa harcar. Kapattığı hesap da sınırdan düşmez.

Ayrılan çalışanın ve işi biten ajansın erişimini kaldırın. İzin dosyasını üç ayda bir indirip son etkinlik tarihlerine bakarsanız unutulan erişimler görünür. Paylaşılan kredi limitlerini de aynı takvime alın. Meta, şüpheli etkinlik görülen kredi limiti paylaşımlarını incelemenizi ve yetkisiz olanları kaldırmanızı öneriyor.

Pikseli ve veri setini ajansın portfolyosunda kurdurmak da aynı listeye girer. Dönüşüm verisi markanın birinci taraf varlığıdır. Veri seti başka bir portfolyoda oluşturulursa paylaşılan erişimi yönetme kararı o portfolyonun tam kontrol sahiplerine geçer.